Como emitir NFS-e: guia completo passo a passo (2026)

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é o documento que comprova a prestação de um serviço entre quem presta (você) e quem contrata (o tomador). É obrigatória para qualquer empresa ou MEI que presta serviço a pessoa jurídica e tem que ser emitida no município onde o serviço foi prestado ou onde a empresa está estabelecida (varia conforme o tipo de serviço, conforme a Lei Complementar 116/2003).

Antes de mais nada, fica claro: não existe um único processo para o Brasil inteiro. Cada prefeitura tem regras, mas o passo a passo abaixo funciona para 99% das cidades — usando um sistema emissor profissional que abstrai essas diferenças.

Pré-requisitos antes de emitir

Você vai precisar de:

• CNPJ ativo (MEI, ME ou outro porte) com o serviço incluído no objeto social via CNAE;
• Inscrição municipal ativa na cidade onde vai emitir;
• Senha web da prefeitura OU certificado digital e-CNPJ A1 (depende da cidade);
• Lista de CNAEs e itens de serviço que você presta (com alíquotas de ISS);
• Código NBS de 9 dígitos dos serviços a serem prestados (Nomenclatura Brasileira de Serviços — obrigatório no padrão NFS-e Nacional);
• Código de 6 dígitos do serviço na Lista de Serviços Anexa à Lei Complementar nº 116, de 31 de julho de 2003 (define a alíquota de ISS aplicável).

Escolhendo o sistema emissor

Você tem três caminhos:

Opção	Prós	Contras
Portal da prefeitura	Grátis	Lento, só desktop, layout diferente por cidade
Emissor Nacional (gov.br)	Grátis, padrão único	Sem gestão, sem app, sem relatórios
Sistema privado (ex.: Notas de Serviço)	Multi-cidade, mobile, relatórios, suporte	Mensalidade a partir de R$ 29,90

Para fins deste tutorial, vamos seguir o fluxo via sistema privado — que é o caminho mais rápido e cobre o maior número de cenários.

Passo 1: Cadastro da empresa

No primeiro acesso, você informa o CNPJ. O sistema consulta a base da Receita e preenche automaticamente:

• Razão social e nome fantasia;
• Endereço completo (rua, número, bairro, CEP, cidade, UF);
• CNAE principal e secundários;
• Regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido, etc.);
• E-mail e telefone de contato.

Você só confirma os dados, ajusta o que estiver desatualizado e salva. Em uma plataforma boa, isso leva 30 segundos.

Passo 2: Certificado digital ou senha web

A maioria das cidades aceita dois tipos de autenticação para emitir notas:

Certificado digital A1 (arquivo .pfx)

É o padrão para empresas. Custa entre R$ 150 e R$ 250/ano e é emitido por autoridades certificadoras (Serasa, Certisign, AC SOLUTI, etc.). No sistema, basta fazer upload do arquivo e digitar a senha. Vale por 1 ano.

Senha web municipal

Algumas prefeituras (como Curitiba) permitem emissão usando apenas usuário e senha cadastrados no portal. É mais simples para o MEI, mas exige cadastro presencial ou via gov.br em alguns casos.

Passo 3: Cadastrar o tomador

Tomador é o cliente que está recebendo o serviço. Você precisa informar:

• Tipo: Pessoa Física (CPF) ou Pessoa Jurídica (CNPJ);
• Documento (CPF/CNPJ) — o sistema consulta automaticamente para PJ;
• Razão social/nome completo;
• Inscrição municipal (se PJ na mesma cidade — opcional para outras);
• Endereço completo;
• E-mail para envio automático da nota.

Salve esse tomador para reuso. Da próxima vez que emitir para o mesmo cliente, é um clique.

Passo 4: Preencher os dados do serviço

Aqui está o coração da emissão. Você precisa preencher:

Data de competência

Geralmente é a data em que o serviço foi prestado ou que a obrigação foi gerada. A maioria das prefeituras permite competências do mês atual e do mês anterior (limites variam).

Item da lista de serviços (LC 116/2003)

É o código nacional que classifica o seu serviço (1.01 - Análise e desenvolvimento de sistemas, 7.02 - Engenharia, 17.05 - Recrutamento, etc.). Cada CNAE costuma corresponder a um ou mais itens da lista. Esse é o item mais importante — ele define a alíquota de ISS.

Código de tributação municipal (CTISS / CNAE serviço)

Algumas prefeituras (como SP) usam um código próprio detalhado. O sistema sugere automaticamente o código equivalente ao item LC selecionado.

Descrição do serviço

Texto livre que explica o que foi feito. Seja específico: "Desenvolvimento de aplicativo mobile iOS — sprint 12, conforme contrato XYZ" é melhor que "Serviço de TI". Auditorias e prefeituras gostam de descrições claras.

Valor do serviço

Valor bruto cobrado. Se houver descontos, deduções ou retenções, há campos específicos.

Passo 5: Conferir impostos

Com base no item de serviço e no regime tributário da empresa, o sistema calcula automaticamente:

• ISS — Imposto Sobre Serviços (alíquota municipal, geralmente entre 2% e 5%). Se você for do Simples Nacional, o ISS já está incluído no DAS — então marca "ISS recolhido pelo Simples" e o sistema não destaca no valor;
• Retenções federais (PIS, COFINS, CSLL, IRRF, INSS) — só se o tomador for PJ obrigada a reter e se o seu serviço estiver na lista do art. 30 da Lei 10.833/2003;
• ISS retido — em alguns casos, o tomador retém o ISS (ex.: serviços de construção civil prestados em outro município).

Passo 6: Emitir e enviar ao cliente

Revise tudo na tela final (tomador, serviço, valores) e clique em Emitir. O sistema envia para o webservice da prefeitura, que valida e devolve a nota em segundos com:

• Número da NFS-e (gerado pela prefeitura);
• Código de verificação (para autenticidade);
• Link de consulta pública no portal municipal;
• PDF da DANFSE (versão para impressão);
• XML da nota (documento oficial assinado digitalmente).

Boas plataformas enviam o PDF + XML por e-mail automaticamente para o tomador. Pronto, nota emitida.

Erros comuns e como resolver

"Certificado digital inválido ou expirado"

Renove o certificado A1 ou cheque a data do computador. Se for certificado A3 (token), confirme que o token está plugado e drivers atualizados.

"Item da lista de serviços não permitido para este contribuinte"

Você está tentando emitir um serviço que não está no seu CNAE. Adicione o CNAE correto na Receita Federal (via REDESIM) ou escolha um item compatível.

"Inscrição municipal não localizada"

Sua empresa não tem inscrição na cidade que você está tentando emitir. Verifique no portal da prefeitura. Para serviços fora da sua cidade, na maioria dos casos você emite na cidade de origem.

"Tomador não encontrado / CNPJ inválido"

Confira o CNPJ no Cartão CNPJ da Receita. Se a empresa estiver baixada, a nota pode ser recusada por algumas prefeituras.

Perguntas frequentes

Posso emitir NFS-e sem certificado digital?

Em algumas cidades, sim — usando senha web. Para MEI a maioria das prefeituras aceita login simples. Para outras empresas, em geral é necessário certificado A1.

Quanto tempo demora para emitir uma NFS-e?

Em um sistema profissional, 1 a 2 minutos por nota. Pela primeira vez (com tomador novo) talvez 3 minutos. Com tomador salvo, em torno de 30 segundos.

Posso emitir NFS-e do celular?

Sim, com sistemas que tenham interface responsiva. Veja nosso tutorial específico para celular.

O que faço se errei a nota depois de emitida?

Você pode cancelar a NFS-e dentro do prazo da prefeitura (geralmente até o dia 10 do mês seguinte) e emitir uma nova correta. Após o prazo, é necessário emitir nota de substituição ou ajuste, conforme a cidade.